Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ đầy đủ hợp lệ

Trong bối cảnh các cơ quan chức năng siết chặt quản lý nguồn gốc hàng hóa, nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn không chỉ là xu hướng, mà còn là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp vận hành hợp pháp và bền vững. Việc mua hàng Trung Quốc có hóa đơn là gì, và làm thế nào để hoàn tất các thủ tục đúng quy định? 

Tại sao cần mua hàng hóa có giấy tờ?

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn là việc mua bán hàng hóa mà bên bán (nhà cung cấp Trung Quốc) cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật hai nước (Việt Nam và Trung Quốc). 

Việc nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ đầy đủ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do phải nhập hàng từ Trung Quốc có hóa đơn:

• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc nhập khẩu và kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc.
• Minh bạch nguồn gốc: Chứng minh được xuất xứ, chất lượng hàng hóa, tạo sự tin tưởng cho khách hàng và đối tác.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Hóa đơn là cơ sở để hạch toán chi phí, kê khai thuế, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chính xác và minh bạch.
• Bảo vệ quyền lợi: Trong trường hợp hàng hóa có vấn đề (lỗi, hỏng, không đúng mô tả…), hóa đơn và chứng từ là bằng chứng để yêu cầu bồi thường, đổi trả hoặc bảo hành.
• Tối ưu chi phí (lợi về lâu dài): Mặc dù có thể có chi phí ban đầu cao hơn so với nhập tiểu ngạch, nhưng việc nhập hàng có hóa đơn giúp tránh được các khoản phạt, chi phí phát sinh do vi phạm pháp luật, đồng thời có thể được hưởng các ưu đãi về thuế (nếu có).
• Hạn chế rủi ro hàng hóa: Hàng hóa có hóa đơn, chứng từ đầy đủ thường được vận chuyển và thông quan nhanh chóng, ít gặp phải tình trạng tắc biên, hư hỏng hay mất mát.

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn là gì? 

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn (hay còn gọi là nhập khẩu chính ngạch) là quy trình mua hàng hóa từ các nhà cung cấp Trung Quốc mà trong đó, mọi giao dịch đều được thực hiện minh bạch qua hệ thống ngân hàng và được khai báo chính thức với cơ quan hải quan.

Điểm cốt lõi của hình thức này là doanh nghiệp sở hữu bộ chứng từ pháp lý “sạch”, bao gồm các thành phần quan trọng để hình thành nên hóa đơn đỏ (VAT) đầu vào tại Việt Nam:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ giá trị giao dịch để tính thuế.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết về trọng lượng, quy cách đóng gói hàng hóa.
• Tờ khai hải quan thông quan: Chứng nhận hàng hóa đã được nhập khẩu hợp pháp.
• Chứng từ C/O Form E: Giấy chứng nhận xuất xứ giúp doanh nghiệp hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi 0% theo hiệp định ACFTA.
• Mã HS Code: Công cụ phân loại hàng hóa chính xác để xác định mức thuế suất phải nộp.

Các hình thức nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn phổ biến

Có nhiều cách để doanh nghiệp có thể nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, tùy thuộc vào nguồn lực và kinh nghiệm:

Tự nhập khẩu trực tiếp (Chính ngạch tự làm)

Đây là hình thức mà doanh nghiệp hoặc cá nhân tự mình thực hiện toàn bộ các bước từ tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán, mua hàng, thanh toán, vận chuyển cho đến làm thủ tục hải quan. Doanh nghiệp bạn trực tiếp ký hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp Trung Quốc, thanh toán quốc tế (T/T, L/C…) và đứng tên trên tất cả chứng từ: Contract, Invoice, Packing list, Bill of lading/waybill.​ Bạn tự hoặc thuê forwarder làm tờ khai hải quan, nộp thuế nhập khẩu + VAT, rồi tự xuất hóa đơn GTGT bán ra tại Việt Nam; đầu vào là bộ chứng từ nhập khẩu hợp lệ.

Ưu điểm:

• Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc tìm kiếm nguồn hàng, đàm phán giá cả và kiểm soát chất lượng sản phẩm.
• Có thể tiết kiệm chi phí dịch vụ trung gian nếu doanh nghiệp có đủ kinh nghiệm và nguồn lực.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về thủ tục hải quan và nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
• Cần có đội ngũ nhân sự chuyên trách hoặc người có khả năng tự mình xử lý các loại giấy tờ phức tạp.
• Có thể gặp rào cản về ngôn ngữ và văn hóa khi làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp Trung Quốc.
• Quy trình này thường tốn nhiều thời gian và công sức.

Quy trình cơ bản:

1. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín tại Trung Quốc có khả năng xuất hóa đơn.
2. Đàm phán các điều kiện thương mại (Incoterms), giá cả, và phương thức thanh toán.
3. Ký kết hợp đồng ngoại thương.
4. Thực hiện thanh toán (thường qua chuyển tiền T/T hoặc thư tín dụng L/C).
5. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ (Hợp đồng, Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, giấy phép chuyên ngành nếu có).
6. Tiến hành làm thủ tục hải quan tại Việt Nam.
7. Vận chuyển hàng hóa về kho.

Ủy thác qua các công ty dịch vụ nhập khẩu

Nhập khẩu chính ngạch hay ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc là hình thức phổ biến và an toàn hơn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị không có nhiều kinh nghiệm về xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp sẽ ủy thác cho một công ty dịch vụ nhập khẩu chính ngạch chuyên nghiệp như Nhập Khẩu Chính Ngạch để thực hiện toàn bộ quy trình.

Ngoài ra, khi mua hàng trên các sàn như 1688, Taobao, Tmall, người mua nên thương lượng và yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn thương mại rõ ràng, tránh mua hàng không chứng từ. Nhà cung cấp trên các trang này thường không tự động có hóa đơn, nên cần trao đổi kỹ từ đầu.

Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng dịch vụ nhập khẩu ủy thác, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và được hỗ trợ toàn diện từ A-Z.

Ưu điểm:

• Quy trình được đơn giản hóa tối đa, doanh nghiệp không cần phải lo lắng về các thủ tục phức tạp.
• Được tư vấn và hỗ trợ toàn diện từ A-Z bởi đơn vị cung cấp dịch vụ có chuyên môn cao.
• Tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
• Hạn chế các rủi ro phát sinh do thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Một số công ty dịch vụ, như Mã Tốc Logistics, còn có thể hỗ trợ tìm kiếm nguồn hàng và đàm phán giá cả với nhà cung cấp.

Nhược điểm:

• Phát sinh chi phí dịch vụ ủy thác.
• Cần phải lựa chọn đơn vị dịch vụ thực sự uy tín để tránh các rủi ro không đáng có như mất hàng, chậm trễ tiến độ, hoặc chi phí phát sinh không rõ ràng.

Quy trình cơ bản (thông qua công ty dịch vụ):

• Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm cần nhập, thông tin nhà cung cấp (nếu có) cho công ty dịch vụ.
• Công ty dịch vụ sẽ thay mặt bạn thực hiện các bước tiếp theo:
  1. Liên hệ, đàm phán với nhà cung cấp (nếu cần).
  2. Ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
  3. Chuẩn bị và hoàn tất bộ chứng từ cần thiết.
  4. Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
  5. Tổ chức vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam.
  6. Làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.
  7. Xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp của bạn.
  8. Giao hàng tận nơi.

Mua hàng qua các sàn TMĐT (1688, Alibaba) theo diện chính ngạch

Hiện nay, việc nhập hàng qua các sàn TMĐT B2B như 1688.com hoặc Alibaba.com không còn xa lạ. Tuy nhiên, để mua hàng Trung Quốc có hóa đơn đỏ (VAT) từ các nền tảng này, quy trình đòi hỏi sự khắt khe hơn so với việc mua hàng lẻ thông thường.

Điều kiện để lấy được hóa đơn khi mua trên sàn TMĐT

Không phải mọi shop trên 1688 hay Alibaba đều có thể hỗ trợ xuất hóa đơn để bạn làm thủ tục chính ngạch. Bạn cần lưu ý:

• Đối với Alibaba: Ưu tiên các nhà cung cấp có chứng nhận Gold Supplier và hỗ trợ Trade Assurance. Họ thường có giấy phép xuất khẩu và sẵn sàng cung cấp bộ chứng từ (Invoice, Packing List) để bạn mở tờ khai hải quan.
• Đối với 1688: Đây là sàn nội địa, nên hầu hết nhà cung cấp chỉ xuất hóa đơn nội địa Trung Quốc. Để đưa hàng về Việt Nam có hóa đơn VAT, bạn cần làm việc với một đơn vị ủy thác nhập khẩu như Ship Trung Việt đứng ra thực hiện các bước thông quan chính ngạch.

Ưu điểm:

• Có hóa đơn đầu vào sạch.
• Bảo vệ quyền lợi qua Trade Assurance.
• Hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng.

Nhược điểm:

• Chi phí vận chuyển cao hơn tiểu ngạch.
• Thời gian thông quan lâu hơn
• Cần am hiểu thủ tục hải quan.

Ship Trung Việt tự hào là công ty hàng đầu cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch tại Việt Nam. Chỉ cần sử dụng dịch vụ của chúng tôi, tất cả công đoạn còn lại sẽ được hỗ trợ thực hiện từ A đến Z. Liên hệ ngay để được tư vấn tốt nhất.

Quy trình nhập hàng chính ngạch của Ship Trung Việt

Bước 1: Tìm kiếm và thẩm định nhà cung cấp

Lựa chọn đối tác uy tín, yêu cầu mẫu kiểm tra trước khi đặt hàng số lượng lớn.(Tên hàng, mã HS code, Kiểm tra chính sách nhập khẩu (cấm/hạn chế/kiểm tra chất lượng…), Xác định có cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm định, công bố, dán nhãn năng lượng,… không)

Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán

Thỏa thuận rõ về giá, điều kiện Incoterms (EXW, FOB, CIF…), và phương thức thanh toán, ký hợp đồng thương mại (sales contract)

Bước 3: Chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ

Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ bộ chứng từ bao gồm: Invoice, Packing List, Vận đơn (bill of lading nếu đi biển, vận đơn xe nếu đi đường bộ), C/O form E (nếu có để hưởng ưu đãi thuế) và các giấy phép chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện kiểm tra đặc biệt)...

• Hợp đồng thương mại (Sale contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing list)
• Vận đơn (Bill of lading)
• Tờ khai hải quan
• L/C (nếu thanh toán qua thư tín dụng)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)
• Chứng nhận kiểm dịch (nếu yêu cầu)
• Giấy nộp thuế và các loại hóa đơn vận chuyển khác

Bước 4: Lựa chọn hình thức vận chuyển hàng hóa

Lựa chọn phương thức vận tải phù hợp với đặc thù hàng hóa ví dụ: đường biển, đường bộ, đường bay

Bước 5: Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp đăng ký tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS.

Thực hiện khai báo thông tin tờ khai nhập khẩu, hệ thống sẽ phân luồng:

• Luồng xanh: Được thông quan ngay.
• Luồng vàng: Cần xuất trình hồ sơ để đối chiếu.
• Luồng đỏ: Xuất trình hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 6: Nộp thuế và lấy lệnh giao hàng

Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu qua kho bạc, ngân hàng, hoặc thanh toán điện tử.

Đồng thời tiến hành lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu (Delivery Order).

Giấy tờ cần có khi lấy lệnh giao hàng: Giấy giới thiệu, vận đơn, thông báo hàng đến, giấy mượn container và giấy hạ rỗng nếu có.

Bước 7: Thông quan và lấy hàng

Nhận hàng tại kho hoặc cảng sau khi lệnh giao hàng được duyệt.

• Đem đầy đủ hồ sơ đến Chi cục Hải quan nơi hàng về để hoàn tất thủ tục. Hồ sơ cần khớp nhau về thông tin: số container, số lượng, đơn giá, mã HS...
• In mã vạch container và phiếu giao nhận hàng (EIR). Mang mã vạch đến Hải quan giám sát để thanh lý tờ khai và xác nhận đã hoàn tất giám sát.
• Nhận lại tiền cọc container (nếu có). Sau khi trả lại container rỗng không hư hỏng, doanh nghiệp mang giấy mượn container và giấy hạ rỗng đến hãng tàu để được hoàn tiền đặt cọc.
• Quyết toán với ngân hàng: Doanh nghiệp tổng hợp chứng từ thanh toán và gửi cho ngân hàng để xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính theo L/C hoặc hình thức thanh toán đã thỏa thuận. Lưu ý: Tùy theo loại hàng hóa (mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế...), có thể phát sinh thêm thủ tục kiểm tra chuyên ngành, kiểm nghiệm hoặc cấp phép nhập khẩu đặc thù.

Bước 8: Lưu trữ hồ sơ

Chúng tôi lưu ý bạn cần giữ chứng từ tối thiểu 5 năm để phục vụ hậu kiểm hải quan.

Dịch vụ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc trọn gói của Ship Trung Việt

Ship Trung Việt tự hào là đơn vị gắn liền với sự chuyên nghiệp và uy tín trong ngành nhập hàng chính ngạch Trung Quốc, bao gồm nhập khẩu trực tiếp và ủy thác nhập khẩu. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này, Ship Trung Việt đã nhận được sự đánh giá cao từ đông đảo khách hàng. Lựa chọn Ship Trung Việt, khách hàng sẽ có ngay giải pháp nhập hàng Trung Quốc toàn diện, từ khâu nhập hàng, xử lý đơn đặt hàng, vận chuyển cho đến thanh toán hộ Alipay.

Điểm khác biệt của Ship Trung Việt nằm ở dịch vụ nhập hàng chất lượng, mang đến sự an toàn và nhanh chóng trong quá trình vận chuyển ủy thác chính ngạch. Đây chính là lý do khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn Ship Trung Việt làm đối tác tin cậy dài lâu. Khi sử dụng dịch vụ đặt hàng Quảng Châu, Trung Quốc chính ngạch của Ship Trung Việt, quý khách sẽ nhận được nhiều lợi ích vượt trội và quyền lợi hấp dẫn bao gồm:

• Chi phí vận chuyển tiết kiệm tối đa với mức giá cạnh tranh, chỉ từ 5.000đ/kg.
• Hệ thống kho bãi rộng khắp Việt Nam với các điểm nhận hàng tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM, đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa thuận tiện.
• Đảm bảo về mặt pháp lý với bộ giấy tờ đầy đủ và hợp pháp như hóa đơn, chứng chỉ xuất xứ,… cho mỗi đơn hàng, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
• Quy trình xử lý thủ tục nhập khẩu chuyên nghiệp nhờ đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và có kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Trung Quốc cũng như các quy định về hải quan, giúp quý khách không phải lo ngại tình trạng tắc biên hay chậm hàng.
• Thời gian vận chuyển nhanh chóng, hàng về đến kho Việt Nam chỉ trong vòng 3 – 5 ngày kể từ khi đặt hàng.
• Chính sách bồi thường minh bạch, bồi thường gấp 5 lần nếu hàng hóa gặp vấn đề hay chênh lệch trong quá trình vận chuyển.
• Dịch vụ trọn gói từ A – Z bao gồm tư vấn, tìm nguồn hàng sỉ, mua hàng, thông quan, vận chuyển hàng chính ngạch Quảng Châu cũng như thanh toán hộ theo chỉ định.
• Đội ngũ nhân viên hỗ trợ khách hàng 24/7, luôn sẵn lòng tư vấn và giúp đỡ khách hàng một cách tận tình và chuyên nghiệp.